Szybkie i intuicyjne rozwiązanie w miejsce nieefektywnych działań i braku kontroli
Inspiracją do stworzenia naszego rozwiązania była obserwacja zmagań firm z raportowaniem danych niefinansowych – obieg licznych wersji tradycyjnych plików, formularze wypełniane na wiele różnych sposobów i zazwyczaj poza oczekiwanym terminem.
Wszystko to powodowało ogromną frustrację wśród uczestników procesu i osób odpowiedzialnych za przygotowanie raportów. Dodatkowe utrudnienie stanowił absolutny brak wiedzy, na jakim etapie znajduje się proces.
Doszliśmy do wniosku, że korzystanie z tradycyjnych narzędzi takich jak arkusze kalkulacyjne, kalendarze i emaile po prostu nie jest efektywne.
Nasz zespół stykał się z podobnymi wyzwaniami od wielu lat – wiedzieliśmy, jak można to zmienić.
Łatwość zastosowania
Platforma Diaphane jest dostępna natychmiast. Wystarczy dostosować ją do specyfiki organizacji, stworzyć konta użytkowników, wybrać istotne wskaźniki i można zacząć jej używać:
- Nasze formularze są opracowane zgodnie ze standardami raportowania niefinansowego (GRI Standards, GHG Protocol).
- Jednoznaczne pytania i system podpowiedzi eliminuje wątpliwości – osoby udzielające odpowiedzi mają jasność, co należy zaraportować.
- Różne role przypisane uczestnikom procesu umożliwiają dostęp właściwym osobom do odpowiednich danych oraz umożliwiają „odkrywanie” własnej organizacji w trakcie procesu.
Łatwość modyfikacji
Potrzebujesz zmienić zakres raportowania? Dodać jednostkę organizacyjną? Usunąć użytkownika lub przydzielić mu nowy zestaw kompetencji?
- Diaphane Software umożliwia łatwe dokonywanie tego typu zmian nawet w trakcie zbierania danych.
- Określony przydział kompetencji daje użytkownikowi natychmiastowy dostęp tylko do tych pytań, które go dotyczą.
- A jako osoba koordynująca proces masz wszystko pod kontrolą.
Intuicyjność
Zależy Ci na czasie a uczestnicy procesu niechętnie uczą się obsługi kolejnego oprogramowania? Oczywiście, że tak. Dlatego postawiliśmy na intuicyjność – by uczestnik procesu nie miał bariery wejścia i sprawnie przekazywał istotne informacje. Mniejsza potrzeba szkolenia użytkowników skraca czas wdrożenia platformy i otrzymania efektów raportowania.
Diaphane skupia się na pozytywnych doświadczeniach użytkowników, za którymi stoi odpowiednio wykorzystywana przez nas technologia.
Stworzenie rozwiązania, które nie wymaga wyjaśnień – taki cel przyjęliśmy
Platforma Diaphane pozwala nadawać użytkownikom różne role – dzięki temu osoby zaangażowane w proces raportowania mają dostęp tylko do niezbędnych informacji. Trzy podstawowe role użytkowników w systemie to:
CSR Manager
- Właściciel i organizator raportowania – posiada pełen dostęp do danych i funkcjonalności
- Nadzoruje cały proces, przydziela zadania i role w systemie
- Określa zakres wskaźników istotnych dla organizacji, modyfikuje i wysyła pytania, opracowuje treść raportu
- Wbudowane mechanizmy pozwalają mu zarządzać procesem raportowania i minimalizować ryzyko przekroczenia terminów dzięki łatwemu motywowaniu użytkowników, którzy opóźniają proces
Unit Leader
- Odpowiada za swoją część organizacji – może tworzyć podstruktury w danej jednostce organizacyjnej, przydzielać do nich użytkowników i nadawać im odpowiednie kompetencje
- Weryfikuje poprawność (merytoryczną lub formalną) przekazanych w systemie informacji i może akceptować lub odrzucać ankiety wypełnione w danej jednostce
- Może występować na wielu różnych poziomach struktury organizacyjnej
Reporter
- Dostarcza niezbędnych informacji, udzielając odpowiedzi na pytania ankietowe
- Posiada dostęp jedynie do podstawowych funkcjonalności – korzysta z podpowiedzi i wyjaśnień dotyczących poszczególnych pytań
- Maksymalnie uproszczony widok systemu ułatwia Reporterowi koncentrację na zadaniach
- Ma określony zestaw kompetencji i jest przypisywany do danej jednostki organizacyjnej przez CSR Managera lub Unit Leadera
Naszym głównym celem przy projektowaniu poszczególnych ról użytkowników była:
Przejrzystość i intuicyjność obsługi – to nam przyświecało, projektując poszczególne role użytkowników platformy. Mogą oni korzystać z narzędzia bez konieczności odbywania długich szkoleń z obsługi. Dodatkową pomoc stanowi podręcznik użytkownika (manual) z opisem poszczególnych funkcji.