Szybkie i intuicyjne rozwiązanie w miejsce nieefektywnych działań i braku kontroli

Inspiracją do stworzenia naszego rozwiązania była obserwacja zmagań firm z raportowaniem danych niefinansowych – obieg licznych wersji tradycyjnych plików, formularze wypełniane na wiele różnych sposobów i zazwyczaj poza oczekiwanym terminem.
Wszystko to powodowało ogromną frustrację wśród uczestników procesu i osób odpowiedzialnych za przygotowanie raportów. Dodatkowe utrudnienie stanowił absolutny brak wiedzy, na jakim etapie znajduje się proces.

Doszliśmy do wniosku, że korzystanie z tradycyjnych narzędzi takich jak arkusze kalkulacyjne, kalendarze i emaile po prostu nie jest efektywne.
Nasz zespół stykał się z podobnymi wyzwaniami od wielu lat – wiedzieliśmy, jak można to zmienić.

Łatwość zastosowania

Platforma Diaphane jest dostępna natychmiast. Wystarczy dostosować ją do specyfiki organizacji, stworzyć konta użytkowników, wybrać istotne wskaźniki i można zacząć jej używać:

  • Nasze formularze są opracowane zgodnie ze standardami raportowania niefinansowego (GRI Standards, GHG Protocol). 
  • Jednoznaczne pytania i system podpowiedzi eliminuje wątpliwości – osoby udzielające odpowiedzi mają jasność, co należy zaraportować. 
  • Różne role przypisane uczestnikom procesu umożliwiają dostęp właściwym osobom do odpowiednich danych oraz umożliwiają „odkrywanie” własnej organizacji w trakcie procesu. 

Łatwość modyfikacji

Potrzebujesz zmienić zakres raportowania? Dodać jednostkę organizacyjną? Usunąć użytkownika lub przydzielić mu nowy zestaw kompetencji? 

  • Diaphane Software umożliwia łatwe dokonywanie tego typu zmian nawet w trakcie zbierania danych.
  • Określony przydział kompetencji daje użytkownikowi natychmiastowy dostęp tylko do tych pytań, które go dotyczą. 
  • A jako osoba koordynująca proces masz wszystko pod kontrolą.

Intuicyjność

Zależy Ci na czasie a uczestnicy procesu niechętnie uczą się obsługi kolejnego oprogramowania? Oczywiście, że tak. Dlatego postawiliśmy na intuicyjność – by uczestnik procesu nie miał bariery wejścia i sprawnie przekazywał istotne informacje. Mniejsza potrzeba szkolenia użytkowników skraca czas wdrożenia platformy i otrzymania efektów raportowania.    

Diaphane skupia się na pozytywnych doświadczeniach użytkowników, za którymi stoi odpowiednio wykorzystywana przez nas technologia.

Stworzenie rozwiązania, które nie wymaga wyjaśnień – taki cel przyjęliśmy 

Platforma Diaphane pozwala nadawać użytkownikom różne role – dzięki temu osoby zaangażowane w proces raportowania mają dostęp tylko do niezbędnych informacji. Trzy podstawowe role użytkowników w systemie to:

CSR Manager

  • Właściciel i organizator raportowania – posiada pełen dostęp do danych i funkcjonalności
  • Nadzoruje cały proces, przydziela zadania i role w systemie 
  • Określa zakres wskaźników istotnych dla organizacji, modyfikuje i wysyła pytania, opracowuje treść raportu
  • Wbudowane mechanizmy pozwalają mu zarządzać procesem raportowania i minimalizować ryzyko przekroczenia terminów dzięki łatwemu motywowaniu użytkowników, którzy opóźniają proces 

Unit Leader

  • Odpowiada za swoją część organizacji – może tworzyć podstruktury w danej jednostce organizacyjnej, przydzielać do nich użytkowników i nadawać im odpowiednie kompetencje
  • Weryfikuje poprawność (merytoryczną lub formalną) przekazanych w systemie informacji i może akceptować lub odrzucać ankiety wypełnione w danej jednostce  
  • Może występować na wielu różnych poziomach struktury organizacyjnej

Reporter

  • Dostarcza niezbędnych informacji, udzielając odpowiedzi na pytania ankietowe 
  • Posiada dostęp jedynie do podstawowych funkcjonalności – korzysta z podpowiedzi i wyjaśnień dotyczących poszczególnych pytań 
  • Maksymalnie uproszczony widok systemu ułatwia Reporterowi koncentrację na zadaniach
  • Ma określony zestaw kompetencji i jest przypisywany do danej jednostki organizacyjnej przez CSR Managera lub Unit Leadera

Naszym głównym celem przy projektowaniu poszczególnych ról użytkowników była: 

Przejrzystość i intuicyjność obsługi – to nam przyświecało, projektując poszczególne role użytkowników platformy. Mogą oni korzystać z narzędzia bez konieczności odbywania długich szkoleń z obsługi. Dodatkową pomoc stanowi podręcznik użytkownika (manual) z opisem poszczególnych funkcji.  

Umów się na demo